Oggi parliamo di un pilastro della produttività, la matrice Urgenza / Importanza, detta anche matrice di Eisenhower / Covey. La matrice è stata resa popolare da Stephen Covey nel suo celebre libro “7 habits of Highly Successful People”. Secondo Covey spendiamo il tempo in quattro modi, descritti nella matrice in figura. Nella matrice ogni attività è definita dal fattore urgenza (richiede attenzione immediata) e dal fattore importanza (l’attività contribuisce ai nostri obiettivi chiave).
Quello che rientra nel primo quadrante è sia urgente che importante, e quindi richiede un’attenzione immediata. Chiameremo questo quadrante il quadrante del panico. Per gestire correttamente le attività del primo quadrante è importante distinguere le attività che si sono manifestate improvvisamente (succede, non possiamo farci niente) dalle attività che non si sono manifestate improvvisamente, ma che abbiamo procrastinato per lungo tempo fino a quando non ci sono esplose in mano. Per questo motivo è importante chiedersi sempre (probabilmente durante la Weekly Review®) perché un’attività sia andata a finire in questo quadrante. Ad esempio domani pomeriggio ho una importante presentazione, che in questo momento non ho ancora iniziato a scrivere; la data della presentazione era stata fissata in novembre. Perché? Quali sono i comportamenti che ho adottato e che possono essere migliorati?
Il secondo quadrante contiene le attività importanti ma non urgenti; queste attività ci aiutano a ridurre il numero di attività che andranno a finire nel quadrante 1. Chiameremo questo quadrante il quadrante del Kaizen (!). La preparazione della mia presentazione di domani è rimasta per lungo tempo nel quadrante 2. Il monitoraggio delle attività del quadrante 2 ci consente di evitare lo spostamento delle stesse nel quadrante 1.
Come vedete possiamo integrare in GTD® i quadranti Panic e Kaizen della matrice Covey / Eisenhower semplicemente facendoli diventare dei contesti.
Continuiamo ad analizzare la matrice Eisenhower / Covey. Ho riflettuto ancora sulle attività del quadrante I. Nel suo libro Covey scrive “Alcune persone sono continuamente sballottate e oppresse dai problemi, tutto il giorno e tutti i giorni (…) Perciò, quando andate a guardare il loro modello complessivo, trovate che il 90% del loro tempo è nel quadrante I (…). Questo è il modo in cui le persone che gestiscono le loro esistenze in uno stato di crisi perenne, vivono”.
Covey non tiene in considerazione il fatto che alcune persone gestiscono le attività del quadrante I come parte del loro normale lavoro. Se lavoro in un Service Desk è perfettamente normale che tutti i miei input richiedano un’attenzione immediata e non c’è niente di male in questo. Dovremmo quindi suddividere il quadrante I in due sotto quadranti; un quadrante Ia) che contiene le attività che sono “nate urgenti”, e un quadrante Ib) che contiene le attività che non erano urgenti quando sono state intercettate ma lo sono diventate in seguito perché non le abbiamo gestite in tempo utile. Ovviamente solo le attività del quadrante Ib) possono essere evitate.
Il quadrante 2 della matrice Eisenhower / Covey contiene task importanti (che avranno un impatto in futuro) ma non urgenti (richiedono un’azione immediata). Questo è il quadrante delle azioni che ci miglioreranno la vita in futuro, riducendo il numero delle azioni del quadrante 1. Potrebbe essere utile riservare una parte del tempo della nostra settimana alle azioni del quadrante 2, o anche preparare una lista contesto GTD® dedicata a questa tipologia di azioni. Io sto sperimentando due nuove liste, una lista “Panic” dedicata alle azioni del quadrante 1, e una lista “Kaizen” dedicata alle azioni del quadrante 2.
Il quadrante 3 della matrice Eisenhower / Covey contiene task non importanti ma urgenti, mentre il quadrante 4 contiene task non importanti e non urgenti. Covey utilizza parole forti per dissuaderci dall’eseguire task presenti in questo quadrante (“le persone che trascorrono la maggior parte del loro tempo nei quadranti 3 e 4 conducono vite di fatto irresponsabili”), ma secondo me non ha sempre ragione, e vi spiego perché. Prendiamo il quadrante 3, il quadrante delle priorità imposte dagli altri. Può essere che un vostro cliente vi interrompa improvvisamente per farvi una domanda irrilevante a cui potrebbe aver trovato risposta da solo (urgente, non importante). Forse abbiamo perso tempo… o forse no, perché magari in futuro il cliente riconoscente ci affiderà un lavoro importante. In genere la distinzione tra cosa è importante e cosa non lo è si scopre solo a posteriori!
Possiamo fare un ragionamento simile per il quadrante 4, quello delle attività non importanti e non urgenti… i nostri passatempi. Siamo proprio sicuri che un’attività che oggi è apparentemente inutile non troverà il modo di generare valore nel futuro?
In sintesi; attenzione a non usare la matrice in modo troppo rigido.