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Le priorità funzionano solo a livello conscio

un'immagine serena-minimalista che rappresenta visivamente l'essenza della prioritizzazione e della riflessione nel contesto della produttività personale

Ogni settimana rileggo un capitolo di “Ready for Anything”, che secondo me è il libro più bello di David Allen, e poi è organizzato in 52 brevi capitoli, il che lo rende perfetto per una lettura continua. L’introduzione al capitolo di oggi dice “Tutte le vostre azioni e i vostri progetti hanno un’importanza relativa per voi, ma solo quando sono valutati consapevolmente l’uno contro l’altro”.

In pratica David Allen dice che organizzare in anticipo i progetti e le prossime azioni in categorie di priorità, come ad esempio quelle riportate nella matrice Eisenhower / Covey, serve a poco. Quello che serve è confrontare i progetti e le prossime azioni tra loro, e decidere quale sia in un certo istante quello a priorità più alta. È un punto di vista affascinante, ma… con un problema di fondo. Per valutare consapevolmente le priorità relative di progetti e prossime azioni abbiamo bisogno di informazioni, che di solito non abbiamo. E non sarà certamente un task registrato in Microsoft To Do o in un altro Task Manager qualsiasi a fornircele… Credo che David Allen ci suggerirebbe di studiare la situazione durante la Weekly Review, ma quanto tempo serve per studiare la situazione di 40-70 progetti e 100-200 prossime azioni?

E voi che metodo utilizzate per mettere in priorità progetti e prossime azioni?

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Un test MBTI gratuito

Conoscere il modo in cui la nostra mente elabora le informazioni è molto utile per costruire i nostri sistemi di memorizzazione e attenzione, per cui rispondere a uno o più test di personalità può fornirci delle indicazioni preziose.

Probabilmente il più famoso tra questi test è MBTI®, Myers-Briggs Type Indicator. Si tratta di un questionario introspettivo che indica le diverse preferenze psicologiche nel modo in cui le persone percepiscono il mondo e prendono decisioni.

Il test assegna un valore a ciascuna delle quattro categorie seguenti: introversione o estroversione, intuizione o sensazione, pensiero o sentimento, giudizio o percezione. Si prende una lettera da ciascuna categoria per produrre un risultato di quattro lettere, come “INTJ” o “ESFP”.

Ricordo che mi hanno somministrato il test MBTI® ufficiale nel 1993, e ho scoperto che la mia personalità è INTJ. Senza farvela troppo lunga ecco una frase che la sintetizza: “Tenetemi aperto alle idee degli altri, per quanto sbagliate possano essere!!!!”.

Se siete interessati a conoscere il vostro profilo MBTI ho trovato un sito Web che vi fa compilare gratuitamente un test che mi sembra molto simile a quello ufficiale; ecco il link https://www.16personalities.com

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Il metodo Strikethrough

Immaginate una scrivania ben organizzata, dove una penna tradizionale e un pezzo di carta sono al centro dell'attenzione.

Il metodo Strikethrough non è un vero e proprio sistema di produttività individuale, ma un sistema per la cattura proposto da Mike Vardy e simile per certi versi al Rapid listing del metodo Bullet Journal. L’autore parla di “gateway verso altri metodi”. Il metodo Strikethrough prevede l’uso di carta e penna il seguente processo a quattro passi:

1. Idee e task sono registrati su carta

2. Gli elementi completati sono barrati (strikethrough)

3. Gli elementi che non possono essere gestiti subito sono trasferiti su un sistema di task management o note taking. Gli elementi trasferiti sono marcati con una freccia.

4. Un elemento non marcato in alcun modo deve ancora essere processato.

È possibile aggiungere dei contesti a ciascun elemento.Ad esempio Mike Vardy dichiara di utilizzare dei contesti basati sull’energia disponibile (High / Normal / Low / Errand) e sulle aree di responsabilità (Professionale, Personale, Generale). I contesti sono registrati su carta insieme alle idee e ai task utilizzando un codice colore per le aree di responsabilità e le iniziali H/N/L/E per i livelli di energia. Sono d’accordo con l’autore del metodo quando dice che durante la fase di cattura è importante registrare in modo rapido e semplice quante più informazioni di contesto possibile, e che la carta è lo strumento ideale per questa attività.

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Sfruttare l’oggetto delle email

Rappresentazione astratta del concetto di Inbox Zero, con un'immagine di un ambiente sereno e privo di disordine, che simboleggia pace e produttività.

Non tutte le persone che hanno partecipato in passato ai miei corsi GTD® hanno applicato il metodo, ma quasi tutti hanno trovato degli spunti di miglioramento nella gestione della propria casella di posta elettronica.

Ad esempio pochissime persone sfruttano correttamente il campo oggetto della email; per questo motivo ci arrivano email che hanno come oggetto qualcosa come “R: R: R: R: Budget”.

Un oggetto di questo tipo non cattura l’attenzione; per capire di che cosa parla l’email è necessario aprirla, cosa che spesso non avviene. Se poi l’email contiene un sacco di testo, e magari dei documenti allegati… la risposta si farà attendere.

Il segreto per catturare l’attenzione dell’interlocutore sta nello scrivere chiaramente la prossima azione che si desidera delegare, specificando anche le conseguenze della mancata risposta. Un esempio? Invece di “R:R:R:R: Budget” scrivete “Luca invia entro venerdì la richiesta di budget, altrimenti perderai i fondi”.

L’effetto di queste piccole modifiche alle email è contagioso; le statistiche elaborate sui partecipanti ai corsi GTD® dimostrano un calo consistente negli anni del numero di email che restano a fare la muffa nelle caselle email delle persone.

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GTD® come cantina dei vini

Nel suo Personal Kanban Jim Benson dice di essere fortemente contrario alle liste To-Do, dal momento che non permettono a chi le usa di comprendere chiaramente il contesto in cui si trova, e non consentono neanche di capire quanto lavoro sia stato portato a termine fino a questo momento.

Nonostante questo giudizio negativo sulle liste Jim Benson si dichiara un entusiasta di GTD®; come mettere insieme le due affermazioni? Semplice; Jim Benson utilizza GTD® come la “cantina dei vini” (parole sue) dei nostri progetti.

In pratica secondo Benson le attività che stiamo davvero portando avanti dovrebbero essere riportate sulle nostre kanban board, mentre le attività in attesa possono essere memorizzate in un insieme ben strutturato di liste.

Anche Jim Benson, come Leo Babauta, l’autore di Zen To Done (ZTD) vede in GTD® non tanto un sistema per portare a termine le nostre attività (“Getting Things Done”), ma un sistema per organizzare le cose che vorremmo fare (“Getting Things Organized”).

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Natural Planning Model con ChatGPT

Una persona che si trova su un palco di fronte a un pubblico numeroso e che tiene una board Kanban trionfalmente sopra la propria testa.

David Allen lo chiama Natural Planning Model, Mike Williams lo chiama Project Clarity Map; in ambedue i casi è un processo che utilizziamo per generare una lista di azioni future e/o prossime azioni a partire da un risultato desiderato (progetto). I passi del processo secondo David Allen sono:

  1. Scopo e principi
  2. Visione
  3. Brainstorming
  4. Organizzare
  5. Prossime azioni

Si tratta di un esercizio utile per i progetti più complessi, e che si può fare anche in team; da oggi possiamo farci aiutare da Large Language Model come ChatGPT. Guardate cosa ho ottenuto oggi con Achieve AI, un’app gratuita disponibile sullo store di Chat GPT.

Io ho inserito il titolo di un progetto (più che un progetto al livello 1 è un traguardo a livello 3, ma il concetto è lo stesso):

Vorrei diventare il riferimento per la formazione e il coaching Kanban in Italia!

Luca

Ed ecco cosa ha risposto Achieve AI:

È un obiettivo davvero audace e stimolante diventare il punto di riferimento per la formazione e il coaching Kanban in Italia. Vediamo come possiamo strutturare questo percorso.

Visione a 10 Anni

Diventare il leader indiscusso nella formazione e nel coaching Kanban in Italia, riconosciuto per l’innovazione didattica, l’efficacia dei programmi formativi e la capacità di influenzare positivamente le organizzazioni e i professionisti nel settore.

Piano Triennale

Anno 1: Costruzione delle Fondamenta

  • Milestones:
    1. Ottenere certificazioni avanzate in Kanban.
    2. Sviluppare un curriculum di formazione unico.
    3. Avviare un blog/vlog per condividere insights e best practices su Kanban.
    4. Costruire una rete di contatti con professionisti e aziende interessate al Kanban.

Anno 2: Espansione e Riconoscimento

  • Milestones:
    1. Lanciare i primi corsi ufficiali e workshop.
    2. Ottenere recensioni positive e testimonianze.
    3. Iniziare collaborazioni con aziende per formazioni interne.
    4. Partecipare come speaker a eventi di settore per aumentare la visibilità.

Anno 3: Consolidamento e Innovazione

  • Milestones:
    1. Ampliare l’offerta formativa con corsi avanzati e specializzazioni.
    2. Creare una community online per supporto continuo e networking.
    3. Avviare una partnership con un’organizzazione internazionale Kanban.
    4. Innovare l’approccio formativo con tecnologie emergenti e metodologie interattive.

Milestones per Quest’Anno

  1. Ottenere certificazioni avanzate in Kanban: Iscriversi e completare corsi avanzati entro i prossimi 6 mesi.
  2. Sviluppare un curriculum di formazione unico: Definire i moduli principali del corso, includendo case studies e esercizi pratici, entro 9 mesi.
  3. Avviare un blog/vlog: Pianificare una strategia di contenuto e pubblicare i primi articoli o video entro 3 mesi.
  4. Costruire una rete di contatti: Partecipare a eventi di settore, incontri online e forum di discussione per iniziare a costruire una rete entro 12 mesi.

Compiti per Raggiungere i Milestones

  • Per le Certificazioni:
    • Ricerca dei migliori corsi disponibili.
    • Pianificazione dello studio e iscrizione ai corsi.
    • Dedicare ore settimanali allo studio.
  • Per lo Sviluppo del Curriculum:
    • Analisi dei bisogni formativi specifici del mercato italiano.
    • Sviluppo di moduli didattici e materiali di supporto.
    • Test dei materiali con un piccolo gruppo di professionisti per feedback.
  • Per il Blog/Vlog:
    • Definizione dei temi chiave e pianificazione dei contenuti.
    • Sviluppo di una routine di produzione e pubblicazione.
    • Promozione dei contenuti sui social media e tramite la rete di contatti.
  • Per la Rete di Contatti:
    • Identificazione di eventi, conferenze e forum rilevanti.
    • Partecipazione attiva e contributo con contenuti di valore.
    • Networking attivo e follow-up dopo gli incontri.

Ora, creerò un’immagine ispiratrice di te che celebra il raggiungimento del tuo obiettivo!

Ecco l’immagine ispiratrice del tuo traguardo! Immagina questo momento di successo e tienilo come punto di riferimento mentre lavori verso il tuo obiettivo. Ricorda che ogni passo che compi oggi ti avvicina a questa realtà. Se hai bisogno di ulteriori consigli o supporto lungo il tuo percorso, sono qui per aiutarti.

Achieve AI

Interessante, no? Cosa ne pensate?

P.S. ho già completato tre milestone su quattro dell’anno 1, ed è solo il 5 marzo…

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Esperimenti di produttività individuale

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Esattamente un anno fa ho iniziato a utilizzare il metodo Bullet Journal come supporto alla mia applicazione del metodo GTD®. Insieme a GTD® e Bullet Journal ho studiato e sperimentato tecniche ed approcci provenienti da altri autori; Personal Kanban, di Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry, DTD di Mike Williams e PARA di Tiago Forte, ma anche Francesco Cirillo con la sua Pomodoro Technique, Nir Eyal con il suo Indistractable., e tanti altri. In una nuova serie di post vi racconterò che cosa ne è uscito fuori.

Aree di responsabilità

Livello 2 degli orizzonti di attenzione GTD®, oggi lo uso molto meno. Secondo me le aree di responsabilità servono solo a verificare quanto tempo dedichiamo a ciascuna delle “fette” della nostra vita; senza farla tanto complicata tengo sotto controllo tre “fette” denominate Io, Famiglia e Lavoro, e verifico quanto tempo dedico ogni settimana a ciascuna fetta.

Calendario

L’uso che faccio del calendario è rimasto sostanzialmente inalterato. Uso Google Calendar, sincronizzato con iCal e con Todoist, per la gestione dei miei impegni quotidiani. Le persone che vogliono prendere un appuntamento direttamente sul mio calendario possono farlo utilizzando Calendly. Non uso appuntamenti a giornata intera. Applico le tecniche del Timeboxing e del Timeblocking, insieme alla Pomodoro technique (vedi più avanti).

Chiarire

Secondo passo del workflow GTD®, fino a un anno fa lo consideravo fondamentale, oggi non lo applico praticamente più. Consiste nel trasformare ciò che è stato intercettato (vedi) in modo da ricondurlo a sei categorie fondamentali; cestino, riferimento, incubazione, azione delegata, progetto, prossima azione. Oggi ciò che è stato intercettato resta nel mio diario giornaliero sul mio Bullet Journal (vedi) e viene eventualmente migrato in seguito (vedi) in un’altra pagina.

Liste 

In GTD® esistono quattro liste fondamentali (Progetti, Prossime Azioni, In attesa, Calendario) e due liste opzionali (Agenda e Un giorno / Può darsi). Un anno fa avevo tutte le liste su Todoist (vedi), oggi non ho più le liste GTD®, ma una sequenza di Diari Giornalieri (vedi) in cui registro azioni, note, stati d’animo ed eventi.  

Pomodoro Technique

Come sapete questa tecnica consiste nell’alternare intervalli di lavoro concentrato della durata di 25’ con pause della durata di 5’. Ogni quattro pomodori da 25’ faccio una pausa lunga di 20. Utilizzo come app a supporto di Pomodoro BeFocused, che sincronizza i miei dati su Mac, iPhone e Apple Watch. Di BeFocused trovo indispensabile il ticchettio dell’app che simula quello del pomodoro da cucina, e mi ricorda che non devo distrarmi. Sono anche molto utili i report del tempo che ho impiegato per svolgere una certa attività e che mi consentono di stimare la durata del mio lavoro con buona precisione. Il concetto di Workbeat in Doing To Done è molto simile (vedi).

Progetti

In GTD® un progetto è un risultato costituito da più passi che può essere raggiunto al massimo entro un anno.

La lista progetti è una delle liste fondamentali di GTD®; oggi come oggi la uso molto meno di una volta. Questo perché applico un suggerimento di Tiago Forte; un progetto è veramente tale se ha una data di scadenza fissa, altrimenti non è un progetto (secondo Tiago Forte è un sogno, non sono d’accordo). Il materiale relativo ai progetti è archiviato su cartelle della mia posta elettronica e/o su cartelle del file system del mio Mac, in accordo con la lettera P del sistema PARA (vedi)

Timeboxing

Questa tecnica consiste nel riservare un intervallo di tempo avendo deciso a priori per cosa si intende utilizzarlo. Utilizzo questa tecnica insieme alla tecnica Pomodoro (vedi)

Timeblocking

Questa tecnica consiste nel riservare un intervallo di tempo senza specificare per cosa lo si utilizzerà. In genere quando ho una giornata di tempo discrezionale a mia disposizione la blocco per evitare che persone richiedano appuntamenti utilizzando Calendly.

Workbeat

Tecnica proposta da Mike Williams in Doing To Done che consiste nell’individuare nel corso della giornata intervalli di tempo caratterizzati da un’intenzione specifica; gli intervalli possono durare cinque minuti, quindici minuti o più di quindici minuti. Ogni intervallo inizia in modo consapevole (IN), prosegue con l’esecuzione di un’attività specifica (DO) e termina con il riconoscimento di aver completato l’attività (WIN)

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Chat e GTD®

un'illustrazione digitale minimalista che rappresenta il concetto di gestione degli input della chat come se qualcuno entrasse in un ufficio e cominciasse a parlare

Durante un corso GTD® i partecipanti mi hanno chiesto come devono essere gestiti gli input che arrivano via chat. La risposta è molto semplice; da tutti i punti di vista la chat deve essere gestita come se una persona fosse entrata nel nostro ufficio e avesse cominciato a parlare. Questo significa che eventuali input significativi emersi durante la chat dovranno essere catturati utilizzando uno strumento di cattura, ad esempio eseguendo una cattura schermo, ed essere processati in seguito utilizzando la “solita” mappa per chiarire.

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Thinking Mind e Observing Mind

Immagine con due volti che rappresentano il concetto delle due menti

Se conoscete Getting Things Done® conoscete anche il Mind Sweep®. Di che cosa si tratta? È un esercizio che tenta di catturare i pensieri ricorrenti presenti nella nostra mente, pensieri che rendono difficile la concentrazione e generano stress.
I pensieri ricorrenti non ci abbandonano mai; nella nostra vita di tutti i giorni continuiamo ad ascoltare il chiacchiericcio sempre presente nella nostra testa.
Se poi avete praticato la meditazione o la mindfulness sapete che si tratta di tecniche che hanno come obiettivo silenziare almeno per un po’ questo chiacchiericcio, cosa che ci dà un certo sollievo.
Se vi fermate a riflettere per un attimo scoprirete che tutte queste tecniche si basano su un concetto rivoluzionario; quello delle Due Menti. Durante in Mind Sweep® c’è una mente che pensa i pensieri ricorrenti, e c’è un’altra mente che si accorge dell’esistenza dei pensieri ricorrenti. Chiameremo la mente che pensa la Thinking Mind, e la mente che osserva la mente che pensa la Observing Mind.
Noi non abbiamo il pieno controllo della Thinking Mind, come dimostra il famoso esperimento dell’elefante rosa; se provi a dire a te stesso di non pensare ad un elefante rosa questo si materializzerà immediatamente nella tua mente. Abbiamo invece il pieno controllo della nostra Observing Mind. Gran parte dei nostri problemi emotivi e psicologici dipende dal fatto che non siamo capaci di distinguere le due menti. Distinguendo le due menti smettiamo di identificarci con la Thinking Mind, e questo porta notevoli benefici. Provate ad esempio ad osservare la differenza tra il pensiero “sono arrabbiato” e il pensiero “percepisco rabbia”. Nel secondo caso la Observing Mind conserva lo spazio e la chiarezza necessari per comprendere la fonte della rabbia, e decidere la migliore strategia di azione possibile.

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Progetti GTD® ed esistenzialismo

Da qualche tempo a questa parte sto riflettendo sul concetto GTD® di progetto, ovvero “qualsiasi risultato che desiderate ottenere in un intervallo di tempo di circa un anno e che richiede più di un’azione per essere completato”. L’idea è intrigante, ma pericolosa; nel momento in cui individuiamo un possibile risultato ipotizziamo che questo ci renderà felici nel futuro, ma senza averne alcuna prova certa. Inoltre, anche se proveremo soddisfazione, questa sarà di breve durata, per il fenomeno dell’adattamento edonico. Ho scoperto di recente che il concetto di “progetto” per un individuo è fondamentale negli esistenzialisti, e in modo particolare in Heidegger e Sartre.

Per Heidegger, il concetto di “progetto” è centrale nella sua analisi dell’esistenza umana o “Dasein”. Nel suo “Essere e tempo”, Heidegger utilizza il termine “Entwurf” (che può essere tradotto come “progetto” o “bozza”) per descrivere come il Dasein è sempre già lanciato in un processo di autocomprensione e interpretazione del mondo. Il Dasein esiste progettando se stesso verso possibilità future; è essenzialmente in uno stato di divenire, determinato dalle scelte e dalle possibilità che persegue. Questo progetto non è qualcosa di statico ma è un processo dinamico attraverso il quale il Dasein si realizza nel mondo.

Jean-Paul Sartre, dal canto suo, pone un’enfasi particolare sulla libertà e sulla scelta individuale. Per Sartre, il “progetto” riflette l’essenza dell’esistenza umana come libertà di scegliere e di dare significato al mondo. Gli esseri umani sono condannati a essere liberi, il che significa che sono sempre impegnati nella creazione di se stessi attraverso i loro progetti. Questi progetti sono modi attraverso i quali gli individui trascendono la loro situazione attuale e si dirigono verso il futuro, costantemente definendo e ridefinendo il loro essere.

Confrontando queste idee con il punto di vista di GTD® mi sembra più opportuno pensare ai progetti come azioni, piuttosto che come punto di arrivo; invece di chiederci come potremmo essere in futuro dovremmo chiederci come dovremmo agire oggi. Che ne pensate?