Categoria: Email management

Non tutte le persone che hanno partecipato in passato ai miei corsi GTD® hanno applicato il metodo, ma quasi tutti hanno trovato degli spunti di miglioramento nella gestione della propria casella di posta elettronica.

Ad esempio pochissime persone sfruttano correttamente il campo oggetto della email; per questo motivo ci arrivano email che hanno come oggetto qualcosa come “R: R: R: R: Budget”.

Un oggetto di questo tipo non cattura l’attenzione; per capire di che cosa parla l’email è necessario aprirla, cosa che spesso non avviene. Se poi l’email contiene un sacco di testo, e magari dei documenti allegati… la risposta si farà attendere.

Il segreto per catturare l’attenzione dell’interlocutore sta nello scrivere chiaramente la prossima azione che si desidera delegare, specificando anche le conseguenze della mancata risposta. Un esempio? Invece di “R:R:R:R: Budget” scrivete “Luca invia entro venerdì la richiesta di budget, altrimenti perderai i fondi”.

L’effetto di queste piccole modifiche alle email è contagioso; le statistiche elaborate sui partecipanti ai corsi GTD® dimostrano un calo consistente negli anni del numero di email che restano a fare la muffa nelle caselle email delle persone.

Forse non tutti sanno che il termine Inbox Zero ha avuto origine nell’estate del 2007, quando il blogger Marlin Mann, autore del blog 43 folders e grande fan di GTD®, ha organizzato una presentazione per i dipendenti di Google. I contenuti di quella presentazione sono familiari per tutti i GTDers; ogni volta che visitate la vostra casella di posta, dovreste sistematicamente svuotarla fino a quando non contiene zero messaggi. Chiarite quale azione richiede ogni messaggio: una risposta, un inserimento nella lista delle cose da fare o semplicemente l’archiviazione. Eseguite quell’azione. Ripetete l’operazione fino a quando non rimane più alcuna e-mail. Quindi chiudete la casella di posta e continuate a vivere.  

Due anni dopo il suo intervento su Google, Mann ha pubblicato un video online in cui annunciava di aver firmato un contratto per un libro su Inbox Zero ). Il libro non è stato pubblicato. I fan cominciarono a fare domande. Poi, dopo altri due anni, Mann pubblicò un saggio in cui annunciava che avrebbe abbandonato il progetto. Ha lasciato intendere che avrebbe potuto scrivere un altro tipo di libro, un libro sulle cose veramente importanti, ma questo non è mai accaduto. Apparentemente a un certo punto Mann ha pensato che dedicare tutto il suo tempo alla scrittura di un libro in cui non credeva più per compiacere il suo editore non valesse il tempo non dedicato alla sua famiglia, come potete ancore leggere negli ultimi post del suo blog.