Categoria: Time Management

Juliet Funt, l’autrice del libro Whitespace, ha individuato quattro fattori della nostra vita che in genere sono positivi, ma se li portiamo all’estremo rubano il tempo della nostra vita. Eccoli.

Ladro di tempo #1 – Drive / Overdrive. La motivazione (Drive) è fondamentale per raggiungere un obiettivo, ma… se cerchiamo di cogliere troppi obiettivi (Overdrive) otterremo risultati peggiori.

Ladro di tempo #2 – Excellence / Perfectionism. Lavorare bene (Excellence) è importante, cercare la perfezione (Perfectionism) è pericoloso.

Ladro di tempo #3 – Information / Overload. Informarsi (Information) è importante, lasciarsi trascinare dalla quantità enorme di informazioni disponibili (Overload) è pericoloso.

Ladro di tempo #4 – Activity / Frenzy. Essere attivi (Activity) è importante, la frenesia (Frenzy) è pericolosa.

Morale; ogni volta che aggiungiamo un’azione o un progetto al nostro sistema GTD® dobbiamo accertarci di non essere vittima dei Ladri di Tempo. A questo scopo possono essere utili le Quattro Domande di Juliet Funt;

• C’è qualcosa di cui posso fare a meno?
• Quando il risultato che ho ottenuto è già abbastanza buono?
• Di quali informazioni ho davvero bisogno?
• Che cosa merita la mia attenzione?

Zen To Done (per gli amici ZTD®) è un metodo di produttività proposto da Leo Babauta come alternativa a GTD®.

Secondo Babauta molte persone hanno difficoltà ad applicare GTD®, per cinque motivi fondamentali:

1. GTD® consiste in una serie di cambiamenti di abitudini. Molte persone hanno difficoltà a cambiare diverse abitudini tutte insieme, e abbandonano il metodo. Tra l’altro GTD® non fornisce un metodo pratico per cambiare abitudini.
2. GTD® non si concentra a sufficienza sull’esecuzione delle attività. Secondo Babauta più che chiamarsi Getting Things Done® dovrebbe chiamarsi Getting Things in Our Trusted System.
3. Per molte persone GTD® non è abbastanza strutturato; ad esempio l’indicazione di decidere al momento sulle priorità può generare confusione.
4. GTD® non fa discriminazione tra gli input della nostra vita, di conseguenza molte persone mettono troppe cose nelle loro liste e vengono sopraffatte.
5. GTD® non si concentra abbastanza sugli obiettivi personali, essendo un sistema bottom-up.

Ho riflettuto sulle posizioni di Babauta, giungendo alle seguenti conclusioni.

1. È vero che GTD® richiede di cambiare molte abitudini, ma è anche vero che anche mettendo in pratica un solo suggerimento del libro si ottengono dei benefici. Nonostante ciò sarebbe utile definire un approccio graduale all’implementazione del metodo.
2. È vero, GTD® non fornisce alcuna indicazione sull’esecuzione delle attività. Sarebbe utile fornire indicazioni pratiche sulla pianificazione e il controllo del lavoro, ad esempio come quelle viste in ETP™.
3. Assegnare le priorità in modo dinamico non è soltanto un suggerimento di GTD®, ma di tutti i metodi moderni di Project Management. È però possibile fornire degli schemi di ragionamento per assegnare le priorità alle attività, come avviene ad esempio in Kanban.
4. GTD® raccomanda di porre attenzione a dove poniamo la nostra attenzione, per evitare di focalizzarci su cose irrilevanti. Credo che illustrare in modo più chiaro gli Orizzonti di Attenzione potrebbe aiutare le persone a sentirsi meno sopraffatte.
5. Valgono le considerazioni fatte in 4)

In un prossimo post vedremo in che modo ZTD – Zen To Done suggerisce di affrontare e risolvere i cinque problemi riscontrati da Leo Babauta in GTD®.

Creare una lista temporanea “Oggi” riportando su carta delle azioni selezionate dalle nostre liste Prossime Azioni può essere una buona idea in diverse situazioni. Ad esempio:

1. In una giornata con pochissimo tempo discrezionale può essere utile avere a portata di mano una lista “Oggi” con alcune azioni selezionate da svolgere nei minuti rimasti liberi. Queste azioni ci aiuteranno a portare avanti i nostri progetti più urgenti evitando che la nostra attenzione sia catturata soltanto dalle email in arrivo.
2. In un week-end che desidero mantenere completamente destrutturato potrebbe essere utile avere a portata di mano una lista contenente un mix di commissioni e attività rilassanti, da utilizzare come un menu per selezionare le attività.
3. In altri casi (sistema GTD® troppo pieno, difficoltà a mantenere l’attenzione) avere una lista di dimensioni limitate può essere di aiuto.
   In ogni caso la lista “Oggi”:
4. dovrà contenere prossime azioni ben dettagliate, per non buttare via l’attività “Chiarire” già portata a termine
5. dovrà essere costruita a inizio giornata a partire dalla totalità delle azioni nelle nostre liste, per evitare di lasciare indietro delle attività urgenti, e dovrà tenere conto realisticamente del tempo effettivamente disponibile
6. a fine giornata dovrà essere sincronizzata con il nostro sistema GTD® e buttata via
   Personalmente mantengo una lista delle attività prioritarie della settimana, individuate durante la Weekly Review®; ogni mattina guardo questa lista e inserisco la data odierna come data di scadenza delle azioni che penso di svolgere in giornata. In questo modo Todoist mi evidenzia le azioni nella lista Oggi.

(Ri)leggendo il bel libro “The Organized Mind” di Daniel Levitin ho trovato la descrizione di un sistema di produttività individuale super semplice basato su Index Card, ovvero su foglietti di carta da 3×5 pollici (circa 7,5 x 12,5 cm). Il sistema funziona così:

1. Preparate un pacchetto di index card (vedi immagine).
2. Annotate tutto quello che vi viene in mente sulle index card, un’idea per ogni card, GTD-style.
3. Suddividete il vostro pacchetto di card in quattro gruppi; le cose da fare oggi, le cose da fare questa settimana, le cose da fare prima o poi e… tutto il resto.
4. Lasciate a casa le cose da fare prima o poi e “tutto il resto”.
5. Mettete nel portafogli le card con le cose da fare oggi e le cose da fare questa settimana separandole con un foglio colorato
6. Mettete le card in ordine di priorità
7. Buon divertimento! Quando avete tempo a disposizione pescate una card ed eseguite l’azione relativa. Se la priorità non vi convince… cambiatela.

Fatemi sapere se lo avete provato e se funziona; io ormai catturo su Bullet Journal, altrimenti avrei senz’altro dato una chance al metodo Index Card…

Lo sapete, Getting Things Done® è come la Settimana Enigmistica, vanta innumerevoli tentativi di imitazione. Esaminiamo quindi gli approcci più interessanti, per vedere se possiamo prendere qualche spunto; oggi tocca a The Emergent Task Planner™ di Dsri Seah.

L’Emergent Task Planner (ETP) è un foglio cartaceo per la pianificazione giornaliera che potete scaricare gratuitamente dal sito https://davidseah.com/node/the-emergent-task-planner/.

Utilizzare l’ETP è semplicissimo:

• Scrivete la data e le ore del giorno nella parte superiore e sinistra del modulo con la vostra penna preferita.
• Scrivete tre compiti che volete svolgere, anche di più se vi sentite ottimisti!
• Bloccate il tempo per svolgerli nella griglia del giorno a sinistra.
• Prendete nota delle interruzioni e dei compiti non pianificati, se necessario.
• Rivedete alla fine della giornata e date la priorità a ciò che rimane per domani.

Molti degli elementi di ETP sono già contenuti in GTD®.

Ci sono però degli spunti interessanti che vale la pena di prendere in considerazione:

• Un limite al numero dei compiti che ci impegniamo a completare in una giornata. Questo concetto manca del tutto in GTD® ma è presente negli approcci alla produttività dei team più diffusi, come Lean e Kanban (WiP limit).
• Una traccia delle interruzioni e dei compiti non pianificati. L’abitudine a imparare dalle circostanze non è codificata in GTD®, ma è presente nella stragrande maggioranza dei metodi di management moderni (miglioramento continuo).

Getting Things Done® è un po’ come la Settimana Enigmistica; vanta innumerevoli tentativi di imitazione. Alcuni di questi tentativi sono interessanti, perché in realtà non sono metodi nuovi, ma semplicemente personalizzazioni del metodo “originale”. Prendiamo ad esempio GSD, ovvero Getting sh-t done, descritto nel sito https://www.utilware.com/gsd.html.

GSD è un metodo di produttività personale basato sull’uso di un taccuino, una penna e un segnalibro. Si articola su tre fasi:

1. Creazione di una Daily List. Una pagina del taccuino è dedicata alla giornata odierna; scriviamo qui tutte le cose che ci vengono in mente è che dovrebbero essere fatte oggi, avendo cura di scriverle in modo che si possano fare davvero. Durante la giornata dovreste consultare almeno 2-3 volte la vostra Daily List e la vostra Backlog List per essere certi di star lavorando sulle attività più importanti.
2. Esecuzione della Daily List. Scegliamo 3-4 elementi dalla Daily List e li mettiamo in priorità. Una volta eseguiti ne scegliamo altri 3. Vietato eseguire task non in lista; eventuali task nuovi devono essere prima aggiunti alla lista.
3. Gestione di una Backlog List. Nella backlog List vanno tutti gli elementi che per qualsiasi motivo non sono finiti in Daily List; task con dipendenze, task molto lunghi, task iniziati e non terminati, progetti… La Backlog List deve essere consultata spesso in modo da spostare i task che si rendono disponibili nella Daily List.

Vi piace GSD e avete deciso di implementarlo? Molto bene, in realtà siete già sulla buona strada per applicare GTD®. Infatti:

• Avete già iniziato a catturare gli input che hanno attirato la vostra attenzione
• Avete già iniziato a chiarire gli input traducendoli in attività concrete
• Avete già iniziato ad organizzare in liste i vostri impegni
• Avete già iniziato a rivedere periodicamente i vostri impegni
• Avete già iniziato a mettere in priorità i vostri impegni

… ovvero avete già messo in pratica tutti e cinque i passi del Mastering Workflow.