Categoria: DTD

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Natural Planning Model con ChatGPT

Una persona che si trova su un palco di fronte a un pubblico numeroso e che tiene una board Kanban trionfalmente sopra la propria testa.

David Allen lo chiama Natural Planning Model, Mike Williams lo chiama Project Clarity Map; in ambedue i casi è un processo che utilizziamo per generare una lista di azioni future e/o prossime azioni a partire da un risultato desiderato (progetto). I passi del processo secondo David Allen sono:

  1. Scopo e principi
  2. Visione
  3. Brainstorming
  4. Organizzare
  5. Prossime azioni

Si tratta di un esercizio utile per i progetti più complessi, e che si può fare anche in team; da oggi possiamo farci aiutare da Large Language Model come ChatGPT. Guardate cosa ho ottenuto oggi con Achieve AI, un’app gratuita disponibile sullo store di Chat GPT.

Io ho inserito il titolo di un progetto (più che un progetto al livello 1 è un traguardo a livello 3, ma il concetto è lo stesso):

Vorrei diventare il riferimento per la formazione e il coaching Kanban in Italia!

Luca

Ed ecco cosa ha risposto Achieve AI:

È un obiettivo davvero audace e stimolante diventare il punto di riferimento per la formazione e il coaching Kanban in Italia. Vediamo come possiamo strutturare questo percorso.

Visione a 10 Anni

Diventare il leader indiscusso nella formazione e nel coaching Kanban in Italia, riconosciuto per l’innovazione didattica, l’efficacia dei programmi formativi e la capacità di influenzare positivamente le organizzazioni e i professionisti nel settore.

Piano Triennale

Anno 1: Costruzione delle Fondamenta

  • Milestones:
    1. Ottenere certificazioni avanzate in Kanban.
    2. Sviluppare un curriculum di formazione unico.
    3. Avviare un blog/vlog per condividere insights e best practices su Kanban.
    4. Costruire una rete di contatti con professionisti e aziende interessate al Kanban.

Anno 2: Espansione e Riconoscimento

  • Milestones:
    1. Lanciare i primi corsi ufficiali e workshop.
    2. Ottenere recensioni positive e testimonianze.
    3. Iniziare collaborazioni con aziende per formazioni interne.
    4. Partecipare come speaker a eventi di settore per aumentare la visibilità.

Anno 3: Consolidamento e Innovazione

  • Milestones:
    1. Ampliare l’offerta formativa con corsi avanzati e specializzazioni.
    2. Creare una community online per supporto continuo e networking.
    3. Avviare una partnership con un’organizzazione internazionale Kanban.
    4. Innovare l’approccio formativo con tecnologie emergenti e metodologie interattive.

Milestones per Quest’Anno

  1. Ottenere certificazioni avanzate in Kanban: Iscriversi e completare corsi avanzati entro i prossimi 6 mesi.
  2. Sviluppare un curriculum di formazione unico: Definire i moduli principali del corso, includendo case studies e esercizi pratici, entro 9 mesi.
  3. Avviare un blog/vlog: Pianificare una strategia di contenuto e pubblicare i primi articoli o video entro 3 mesi.
  4. Costruire una rete di contatti: Partecipare a eventi di settore, incontri online e forum di discussione per iniziare a costruire una rete entro 12 mesi.

Compiti per Raggiungere i Milestones

  • Per le Certificazioni:
    • Ricerca dei migliori corsi disponibili.
    • Pianificazione dello studio e iscrizione ai corsi.
    • Dedicare ore settimanali allo studio.
  • Per lo Sviluppo del Curriculum:
    • Analisi dei bisogni formativi specifici del mercato italiano.
    • Sviluppo di moduli didattici e materiali di supporto.
    • Test dei materiali con un piccolo gruppo di professionisti per feedback.
  • Per il Blog/Vlog:
    • Definizione dei temi chiave e pianificazione dei contenuti.
    • Sviluppo di una routine di produzione e pubblicazione.
    • Promozione dei contenuti sui social media e tramite la rete di contatti.
  • Per la Rete di Contatti:
    • Identificazione di eventi, conferenze e forum rilevanti.
    • Partecipazione attiva e contributo con contenuti di valore.
    • Networking attivo e follow-up dopo gli incontri.

Ora, creerò un’immagine ispiratrice di te che celebra il raggiungimento del tuo obiettivo!

Ecco l’immagine ispiratrice del tuo traguardo! Immagina questo momento di successo e tienilo come punto di riferimento mentre lavori verso il tuo obiettivo. Ricorda che ogni passo che compi oggi ti avvicina a questa realtà. Se hai bisogno di ulteriori consigli o supporto lungo il tuo percorso, sono qui per aiutarti.

Achieve AI

Interessante, no? Cosa ne pensate?

P.S. ho già completato tre milestone su quattro dell’anno 1, ed è solo il 5 marzo…

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Esperimenti di produttività individuale

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Esattamente un anno fa ho iniziato a utilizzare il metodo Bullet Journal come supporto alla mia applicazione del metodo GTD®. Insieme a GTD® e Bullet Journal ho studiato e sperimentato tecniche ed approcci provenienti da altri autori; Personal Kanban, di Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry, DTD di Mike Williams e PARA di Tiago Forte, ma anche Francesco Cirillo con la sua Pomodoro Technique, Nir Eyal con il suo Indistractable., e tanti altri. In una nuova serie di post vi racconterò che cosa ne è uscito fuori.

Aree di responsabilità

Livello 2 degli orizzonti di attenzione GTD®, oggi lo uso molto meno. Secondo me le aree di responsabilità servono solo a verificare quanto tempo dedichiamo a ciascuna delle “fette” della nostra vita; senza farla tanto complicata tengo sotto controllo tre “fette” denominate Io, Famiglia e Lavoro, e verifico quanto tempo dedico ogni settimana a ciascuna fetta.

Calendario

L’uso che faccio del calendario è rimasto sostanzialmente inalterato. Uso Google Calendar, sincronizzato con iCal e con Todoist, per la gestione dei miei impegni quotidiani. Le persone che vogliono prendere un appuntamento direttamente sul mio calendario possono farlo utilizzando Calendly. Non uso appuntamenti a giornata intera. Applico le tecniche del Timeboxing e del Timeblocking, insieme alla Pomodoro technique (vedi più avanti).

Chiarire

Secondo passo del workflow GTD®, fino a un anno fa lo consideravo fondamentale, oggi non lo applico praticamente più. Consiste nel trasformare ciò che è stato intercettato (vedi) in modo da ricondurlo a sei categorie fondamentali; cestino, riferimento, incubazione, azione delegata, progetto, prossima azione. Oggi ciò che è stato intercettato resta nel mio diario giornaliero sul mio Bullet Journal (vedi) e viene eventualmente migrato in seguito (vedi) in un’altra pagina.

Liste 

In GTD® esistono quattro liste fondamentali (Progetti, Prossime Azioni, In attesa, Calendario) e due liste opzionali (Agenda e Un giorno / Può darsi). Un anno fa avevo tutte le liste su Todoist (vedi), oggi non ho più le liste GTD®, ma una sequenza di Diari Giornalieri (vedi) in cui registro azioni, note, stati d’animo ed eventi.  

Pomodoro Technique

Come sapete questa tecnica consiste nell’alternare intervalli di lavoro concentrato della durata di 25’ con pause della durata di 5’. Ogni quattro pomodori da 25’ faccio una pausa lunga di 20. Utilizzo come app a supporto di Pomodoro BeFocused, che sincronizza i miei dati su Mac, iPhone e Apple Watch. Di BeFocused trovo indispensabile il ticchettio dell’app che simula quello del pomodoro da cucina, e mi ricorda che non devo distrarmi. Sono anche molto utili i report del tempo che ho impiegato per svolgere una certa attività e che mi consentono di stimare la durata del mio lavoro con buona precisione. Il concetto di Workbeat in Doing To Done è molto simile (vedi).

Progetti

In GTD® un progetto è un risultato costituito da più passi che può essere raggiunto al massimo entro un anno.

La lista progetti è una delle liste fondamentali di GTD®; oggi come oggi la uso molto meno di una volta. Questo perché applico un suggerimento di Tiago Forte; un progetto è veramente tale se ha una data di scadenza fissa, altrimenti non è un progetto (secondo Tiago Forte è un sogno, non sono d’accordo). Il materiale relativo ai progetti è archiviato su cartelle della mia posta elettronica e/o su cartelle del file system del mio Mac, in accordo con la lettera P del sistema PARA (vedi)

Timeboxing

Questa tecnica consiste nel riservare un intervallo di tempo avendo deciso a priori per cosa si intende utilizzarlo. Utilizzo questa tecnica insieme alla tecnica Pomodoro (vedi)

Timeblocking

Questa tecnica consiste nel riservare un intervallo di tempo senza specificare per cosa lo si utilizzerà. In genere quando ho una giornata di tempo discrezionale a mia disposizione la blocco per evitare che persone richiedano appuntamenti utilizzando Calendly.

Workbeat

Tecnica proposta da Mike Williams in Doing To Done che consiste nell’individuare nel corso della giornata intervalli di tempo caratterizzati da un’intenzione specifica; gli intervalli possono durare cinque minuti, quindici minuti o più di quindici minuti. Ogni intervallo inizia in modo consapevole (IN), prosegue con l’esecuzione di un’attività specifica (DO) e termina con il riconoscimento di aver completato l’attività (WIN)

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Ta-Da List

Illustra il concetto di una lista-Ta-Da che mostra una persona che si trova di fronte a una grande lavagna colorata piena di segni di spunta e stelle e completata.

No, non ho sbagliato a scrivere…

Le Ta-Da List sono liste in cui scriviamo le cose che abbiamo completato durante la giornata, invece di scrivere le cose che dobbiamo ancora fare (To-Do List). Perché dovremmo fare una cosa del genere? La risposta è semplice; perché tendiamo a dimenticare tutte le cose che abbiamo portato a termine durante la giornata. Sono sicuro che siete perfettamente in grado di elencare tutte le cose che dovete fare; lo so perché è un esercizio che facciamo durante i corsi DTD® e GTD®, e i partecipanti in pochi minuti elencano 20-30 task ricavandoli dalla loro memoria. Sono abbastanza sicuro, però, che non siete in grado di elencare facilmente i task che avete portato a termine oggi, o ieri, o lunedì scorso. Questo è un peccato, perché tendiamo a dimenticare gli obiettivi che abbiamo raggiunto. Io non uso vere e proprie liste Ta-Da, ma ottengo lo stesso beneficio utilizzando il mio Bullet Journal; mi basta rileggere le pagine delle scorse giornate per scoprire come ho utilizzato il mio tempo.

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Ciclo In – Do – Win

L'immagine illustra il ciclo In-Do-Win di Mike Williams

Il concetto di Work Beat è uno dei fondamenti del metodo di produttività individuale “Doing To Done™” di Mike Williams. In pratica Doing To Done suggerisce di diventare consapevoli del momento in cui si inizia a lavorare a qualcosa (In), per poi lavorare in modo ininterrotto e senza distrazioni per 5, 15 o più minuti (Do) e infine congratularsi con sé stessi per il risultato ottenuto (Win). Il “solito” Alfred Huberman, il il neuroscenziato autore del popolarissimo podcast “Huberman Lab“, conferma la validità del ciclo In-Do-Win ma… con una variante. Al termine di ogni ciclo invece di congratularsi con sé stessi si lancia una monetina; se esce testa ci si congratula con sé stessi, se esce croce si continua a lavorare senza nessuna particolare azione motivazionale. Secondo Huberman rendere randomico l’intervallo di tempo che intercorre tra un “premio” e l’altro migliora l’effetto motivazionale, impedendo che il cervello “faccia assuefazione” alle congratulazioni. Proviamo… personalmente trovo l’idea del Work Beat molto utile anche senza le autocongratulazioni finali, a cui onestamente non sono abituato.

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Review in DTD

Pianificazione settimanale con i Work Beat

Durante il corso Doing To Done di questa settimana abbiamo discusso con i partecipanti sulla necessità di pianificare la settimana entrante durante la Review settimanale. Nel libro DTD e nel relativo corso raccomandiamo infatti di fissare sul calendario i Work Beat in cui desideriamo portare a termine le Prossime Azioni a cui abbiamo dato priorità (un Work Beat è un periodo di tempo in cui voglio portare a termine un’attività; secondo Mike Williams esistono Work Beat da 5 minuti, 15 minuti e Work Beat “estesi” da più di 15 minuti. Ho imparato sulla mia pelle che questa abitudine è fondamentale; non è sufficiente sperare di trovare il tempo per fare le cose, è necessario afferrare il tempo per fare le cose! Con cadenza giornaliera e settimanale è indispensabile individuare quanti Work Beat sono disponibili e decidere quali attività metterci dentro.

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Psicologia adleriana e DTD™

La mappa della vita in DTD

Dei tre grandi della psicologia – Freud, Jung e Adler – Adler è sicuramente il meno conosciuto, ma il suo pensiero ha influenzato molti scrittori contemporanei, tra cui Stephen Covey, Dale Carnegie e… forse Mike Williams. Vediamo perché.

La psicologia freudiana cerca nel passato delle persone degli eventi ad alto impatto emotivo (i traumi) e cerca di spiegare con questi eventi il comportamento presente delle persone. Si tratta di un approccio eziologico, ovvero di un approccio che cerca le cause dei fenomeni che osserviamo. La psicologia adleriana nega decisamente il concetto di trauma, affermando il concetto che il comportamento è determinato dagli obiettivi futuri che ciascuno di noi si è dato; il passato viene riletto alla luce di questi obiettivi. Si tratta di un approccio teleologico, ovvero di un approccio che cerca lo scopo dei comportamenti.

Guardate adesso la figura che ho estratto dal libro Doing To Done, e che ho commentato durante il webinar di qualche settimana fa; Mike dice che il passato (the Past You) non può essere modificato, ma che la sua interpretazione può essere modificata. Qualunque cosa sia successa in passato possiamo agire oggi con l’obiettivo di far vivere al nostro io del futuro (the Future You) la miglior vita possibile.

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Utilizza un timer per le prossime azioni

Computer screen with a timer

Ti capita mai di concludere la tua giornata avendo la sensazione di non aver combinato nulla di buono? Le tue liste ti generano frustrazione? Prova a utilizzare un timer per avere maggiore consapevolezza della durata delle tue azioni. Funziona così:

  1. Diventa consapevole del fatto che stai per dedicarti alle tue prossime azioni per x minuti (diciamo 15 minuti, per semplicità). Mike Williams chiama questa esperienza “in”, ovvero sto per entrare in un blocco di lavoro.
  2. Attiva il timer per 15 minuti e dedicati alle tue prossime azioni iniziando da quella che avrà il maggiore impatto una volta completata. Mike Williams chiama questa esperienza “Work Beat”, battito di lavoro.
  3. Al termine dei 15 minuti riconosci il lavoro che hai completato e non criticarti per il lavoro che non hai completato. Mike Williams chiama questa esperienza “Win”, vittoria.

Al termine dei passi 1, 2 e 3 se hai voglia e tempo ricomincia da capo.