Categoria: Priorità

Ogni settimana rileggo un capitolo di “Ready for Anything”, che secondo me è il libro più bello di David Allen, e poi è organizzato in 52 brevi capitoli, il che lo rende perfetto per una lettura continua. L’introduzione al capitolo di oggi dice “Tutte le vostre azioni e i vostri progetti hanno un’importanza relativa per voi, ma solo quando sono valutati consapevolmente l’uno contro l’altro”.

In pratica David Allen dice che organizzare in anticipo i progetti e le prossime azioni in categorie di priorità, come ad esempio quelle riportate nella matrice Eisenhower / Covey, serve a poco. Quello che serve è confrontare i progetti e le prossime azioni tra loro, e decidere quale sia in un certo istante quello a priorità più alta. È un punto di vista affascinante, ma… con un problema di fondo. Per valutare consapevolmente le priorità relative di progetti e prossime azioni abbiamo bisogno di informazioni, che di solito non abbiamo. E non sarà certamente un task registrato in Microsoft To Do o in un altro Task Manager qualsiasi a fornircele… Credo che David Allen ci suggerirebbe di studiare la situazione durante la Weekly Review, ma quanto tempo serve per studiare la situazione di 40-70 progetti e 100-200 prossime azioni?

E voi che metodo utilizzate per mettere in priorità progetti e prossime azioni?

Stephen Covey – l’autore del best-seller “The 7 habits of highly successful people” è famoso per la matrice Eisenhower / Covey, quella, per intenderci, che mette in relazione l’importanza e l’urgenza delle cose da fare. Vi ho già esposto la mia perplessità nei confronti della matrice. Non tutti però sanno che Covey ha proposto anche un sistema di produttività “stile GTD®” da applicare utilizzando degli appositi planner. Il metodo si applica solo alle attività del quadrante II, quello delle attività “importanti ma non urgenti”, dal momento che le attività del quadrante I “importanti e urgenti” vanno fatte al più presto e le attività dei quadranti III e IV non vanno fatte per niente. Il metodo è articolato in quattro passi:

1. Identificare i propri ruoli; individuo, ruoli nella vita personale, ruoli nella vita lavorativa.
2. Pensare a due-tre obiettivi importanti per ciascuno dei ruoli da raggiungere nella prossima settimana, idealmente collegati alla propria dichiarazione di missione personale.
3. Programmare nella settimana le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi.
4. Adattare giornalmente la pianificazione.

Secondo Covey questo processo soddisfa sei importanti criteri:

1. Coerenza con la missione personale
2. Equilibrio tra i ruoli
3. Programmazione settimanale
4. Dimensione dei rapporti umani, grazie ai ruoli
5. Flessibilità, grazie all’adattamento giornaliero
6. Mobilità, grazie all’uso di un planner

Sono trascorsi 16 anni dall’uscita del best seller “How to Get Control of Your Time and Your Life” di Alan Lakein, e arriva un nuovo best seller; “The 7 habits of highly successful people”, di Stephen R. Covey, tradotto in italiano con l’improbabile titolo “Le 7 regole per avere successo”. Ai fini di questo post mi interessa parlare di un solo habit, il numero 3, First Things First, che – ovviamente – parla di priorità. Secondo Covey le attività devono essere raggruppate non in tre categorie (A, B, C) ma in quattro quadranti, caratterizzati da due fattori, l’importanza e l’urgenza. Ciò che è importante contribuisce alla nostra missione e ai nostri valori, mentre ciò che è urgente richiede un’azione immediata. Ciò che rientra nel primo quadrante è sia importante che urgente, e viene denominato “crisi” o “problema”; ciò che rientra nel secondo quadrante è importante, ma non urgente, ciò che rientra nel terzo quadrante è urgente ma non importante, e ciò che rientra nel quarto quadrante non è né urgente né importante. Secondo Covey chi trascorre la maggior parte del proprio tempo nei quadranti III e IV “conduce una vita di fatto irresponsabile”, mentre il quadrante II “è il cuore di un’efficace gestione personale”.

Per gestire sé stessi nel quadrante II Covey propone un semplice processo in quattro fasi:

1. Stabilire, nero su bianco, i ruoli che si intende ricoprire (Individuo, Coniuge/Genitore, Manager…)
2. Scegliere due / tre importanti risultati per ciascun ruolo (obiettivi)
3. Pianificare la settimana entrante tenendo presenti gli obiettivi
4. dattare giornalmente la pianificazione a fronte di eventi, relazioni ed esperienze inattese