Categoria: GTD

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Annotare le lezioni apprese da un libro

Una persona che prende appunti mentre legge un libro

Hai mai preso in considerazione la possibilità di applicare il passo “Catturare” del workflow GTD® alla lettura di un libro? No? Provaci. Intendiamoci, quello che sto per dirvi non si applica alla lettura di tutti i libri, ma solo a quei libri da cui vogliamo imparare qualcosa. Personalmente uso Obsidian per catturare i contenuti dei libri, ma ci sono altri metodi; ho trovato particolarmente interessante la possibilità di utilizzare lo stesso libro che stiamo leggendo come strumento di cattura e organizzazione delle informazioni descritta in questo video

Hai mai preso in considerazione la possibilità di applicare il passo “Catturare” del workflow GTD® alla lettura di un libro? No? Provaci. Intendiamoci, quello che sto per dirvi non si applica alla lettura di tutti i libri, ma solo a quei libri da cui vogliamo imparare qualcosa. Personalmente uso Obsidian per catturare i contenuti dei libri, ma ci sono altri metodi; ho trovato particolarmente interessante la possibilità di utilizzare lo stesso libro che stiamo leggendo come strumento di cattura e organizzazione delle informazioni descritta in questo video https://www.youtube.com/watch?v=fES9ZrLXY9s. Riassumo le idee secondo me più importanti del video.

Riassumo le idee secondo me più importanti del video.

  1. Non limitarti a evidenziare il testo, ma crea un indice personalizzato del libro scrivendo nella seconda pagina di copertina i concetti che ti hanno colpito e la pagina in cui si trovano
  2. Annota e nella terza pagina di copertina i concetti più importanti del libro e il modo in cui influenzeranno la tua vita da adesso in poi
  3. Annota nella seconda e terza pagina di copertina la data di inizio e fine lettura, per inserire il libro e le tue considerazioni in un momento specifico del tuo cammino di crescita personale.

Buona lettura!

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Emergent Task Planner™ e GTD®

Emergent Task Planner

Lo sapete, Getting Things Done® è come la Settimana Enigmistica, vanta innumerevoli tentativi di imitazione. Esaminiamo quindi gli approcci più interessanti, per vedere se possiamo prendere qualche spunto; oggi tocca a The Emergent Task Planner™ di Dsri Seah.

L’Emergent Task Planner (ETP) è un foglio cartaceo per la pianificazione giornaliera che potete scaricare gratuitamente dal sito https://davidseah.com/node/the-emergent-task-planner/.

Utilizzare l’ETP è semplicissimo:

  • Scrivete la data e le ore del giorno nella parte superiore e sinistra del modulo con la vostra penna preferita.
  • Scrivete tre compiti che volete svolgere, anche di più se vi sentite ottimisti!
  • Bloccate il tempo per svolgerli nella griglia del giorno a sinistra.
  • Prendete nota delle interruzioni e dei compiti non pianificati, se necessario.
  • Rivedete alla fine della giornata e date la priorità a ciò che rimane per domani.

Molti degli elementi di ETP sono già contenuti in GTD®.

Ci sono però degli spunti interessanti che vale la pena di prendere in considerazione:

  • Un limite al numero dei compiti che ci impegniamo a completare in una giornata. Questo concetto manca del tutto in GTD® ma è presente negli approcci alla produttività dei team più diffusi, come Lean e Kanban (WiP limit).
  • Una traccia delle interruzioni e dei compiti non pianificati. L’abitudine a imparare dalle circostanze non è codificata in GTD®, ma è presente nella stragrande maggioranza dei metodi di management moderni (miglioramento continuo).
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Don’t break the chain e GTD®

Lo sapete, Getting Things Done® è come la Settimana Enigmistica, vanta innumerevoli tentativi di imitazione. Esaminiamo quindi gli approcci più interessanti, per vedere se possiamo prendere qualche spunto; oggi tocca a Don’t Break the Chain, attribuito al comico Jerry Seinfeld, e per questo chiamato anche Seinfeld Method.
Questo metodo ha come obiettivo impegnarci a portare a termine un’attività giornaliera per un periodo di tempo prolungato. Ogni giorno in cui si completa l’attività si segna una “x” sul calendario. In questo modo si costruisce una catena di “x” che si estende per giorni, settimane o mesi. Questa serie di risultati è sempre più gratificante e dissuade dall’interrompere la catena.
Ecco come implementare il metodo:

  1. Pensate a uno dei vostri obiettivi più importanti (quelli che trovate nell’orizzonte 3 di GTD®, ad esempio “dimagrire 20 chili”)
  2. Individuate un’attività giornaliera a supporto del vostro obiettivo, ad esempio “prendere nota del cibo che mangio” o “fare 10.000 passi”.
  3. Stabilite la lunghezza minima che volete dare alla vostra catena, ad esempio 100 giorni.
  4. Stabilite quali sono le condizioni per INFRANGERE la catena; fare 9.000 passi invece di 10.000 vale lo stesso o no?
  5. Scegliete lo strumento da utilizzare; un calendario su carta andrà benissimo, ma ci sono anche molte app a supporto del metodo.
    In realtà questo metodo non è una vera “alternativa” a GTD®, dal momento che GTD® non pone particolare attenzione alla creazione di abitudini (e questo secondo me è un difetto del metodo). Potete quindi affiancare Don’t Break the Chain al vostro abituale sistema GTD®.
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Getting sh-t done

immagine che rappresenta il metodo di produttività Getting Sh-t Done (GSD), che cattura l'essenza della produttività personale e dell'organizzazione.

Getting Things Done® è un po’ come la Settimana Enigmistica; vanta innumerevoli tentativi di imitazione. Alcuni di questi tentativi sono interessanti, perché in realtà non sono metodi nuovi, ma semplicemente personalizzazioni del metodo “originale”. Prendiamo ad esempio GSD, ovvero Getting sh-t done, descritto nel sito https://www.utilware.com/gsd.html.

GSD è un metodo di produttività personale basato sull’uso di un taccuino, una penna e un segnalibro. Si articola su tre fasi:

  1. Creazione di una Daily List. Una pagina del taccuino è dedicata alla giornata odierna; scriviamo qui tutte le cose che ci vengono in mente è che dovrebbero essere fatte oggi, avendo cura di scriverle in modo che si possano fare davvero. Durante la giornata dovreste consultare almeno 2-3 volte la vostra Daily List e la vostra Backlog List per essere certi di star lavorando sulle attività più importanti.
  2. Esecuzione della Daily List. Scegliamo 3-4 elementi dalla Daily List e li mettiamo in priorità. Una volta eseguiti ne scegliamo altri 3. Vietato eseguire task non in lista; eventuali task nuovi devono essere prima aggiunti alla lista.
  3. Gestione di una Backlog List. Nella backlog List vanno tutti gli elementi che per qualsiasi motivo non sono finiti in Daily List; task con dipendenze, task molto lunghi, task iniziati e non terminati, progetti… La Backlog List deve essere consultata spesso in modo da spostare i task che si rendono disponibili nella Daily List.

Vi piace GSD e avete deciso di implementarlo? Molto bene, in realtà siete già sulla buona strada per applicare GTD®. Infatti:

  • Avete già iniziato a catturare gli input che hanno attirato la vostra attenzione
  • Avete già iniziato a chiarire gli input traducendoli in attività concrete
  • Avete già iniziato ad organizzare in liste i vostri impegni
  • Avete già iniziato a rivedere periodicamente i vostri impegni
  • Avete già iniziato a mettere in priorità i vostri impegni

… ovvero avete già messo in pratica tutti e cinque i passi del Mastering Workflow.

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Working memory

Che cos’è la memoria di lavoro? È importante comprendere le caratteristiche della memoria di lavoro per capire in che modo GTD® può aiutarci a ridurre lo stress.

Alcuni psicologi cognitivi usano il termine Working Memory al posto di “memoria a breve termine”. Questo termine pone l’attenzione sulla funzionalità di questa struttura piuttosto che sulla sua persistenza. Altri psicologi introducono una distinzione tra memoria di lavoro e memoria a breve termine; la memoria a breve termine sarebbe responsabile della memorizzazione di informazioni a breve, mentre la memoria di lavoro sarebbe coinvolta sia nell’immagazzinamento che nella manipolazione delle informazioni.

La memoria di lavoro può essere considerata l’equivalente dell’essere mentalmente “connessi”. Si riferisce allo spazio di lavoro temporaneo in cui manipoliamo ed elaboriamo le informazioni.

Non sembra che esista una singola posizione fisica nel cervello responsabile della Working Memory; diverse parti del cervello sembrano infatti dare il loro contributo a questa struttura cognitiva.

La Working Memory è caratterizzata da una capacità ridotta.

I ricercatori ritengono che la memoria di lavoro possa elaborare 3-4 elementi contenenti nuove informazioni alla volta.

Le nuove informazioni nella memoria di lavoro sono temporanee. O vengono codificate nella memoria a lungo termine o decadono o vengono sostituite. A meno che non siano attivamente gestite, le informazioni nella memoria di lavoro hanno una durata breve, di circa 10-15 secondi. Questo è il motivo per cui è indispensabile utilizzare immediatamente i nostri strumenti di cattura per registrare qualsiasi elemento attiri la nostra attenzione.

È necessario uno sforzo mentale per mantenere le informazioni nella memoria di lavoro per un tempo prolungato e questo sforzo può essere causa di un sovraccarico cognitivo. Questo è il motivo per cui ci sentiamo così bene dopo il nostro Mind Sweep® GTD®!

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Chiarire la mappa per chiarire

La mappa per chiarire di Getting Things Done® mi è sembrata – a prima vista – geniale. Dopo averla spiegata a 1.500 persone, e avere visto le loro 1.500 espressioni, mi sono venuti alcuni dubbi.
Dubbio 1; buttare un input nel cestino è un’azione, e richiede meno di due minuti. Dunque buttare un input nel cestino è un’azione e questo elemento della mappa è un doppione.
Dubbio 2; archiviare un input è un’azione, che potrebbe richiedere meno di due minuti. Anche in questo caso abbiamo un doppione.
Dubbio 3; se un input non mi è chiaro come faccio a decidere se richiede un’azione o meno?

Probabilmente possiamo semplificare il tutto, e dire che:

  • esistono input su cui non intendo posare la mia attenzione, e che semplicemente non considero.
  • una volta che ho deciso di prendere in considerazione un input lo metto in una o più pile di elementi da considerare (ToDo)
  • gli elementi da considerare sono di tipi diversi, e la loro elaborazione dipende dalla loro natura. Prendere in considerazione una email è cosa diversa dal leggere un libro, o dallo scrivere un post su Facebook. Nel caso più semplice l’elaborazione attraversa i tre stati “da fare / lo sto facendo / ho finito”

Insomma… invece della mappa per chiarire, o del metodo CODE, o di qualsiasi altro workflow potremmo semplicemente utilizzare una o più Kanban, destinate a tracciare tutti i tipi di “lavoro” che ci interessa tenere sotto controllo. Ci rifletto e vi faccio sapere.

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Inbox zero

immagine che rappresenta il concetto di "Inbox Zero". Presenta una scrivania pulita e organizzata in un ufficio moderno, con un computer che mostra una casella di posta vuota.

Forse non tutti sanno che il termine Inbox Zero ha avuto origine nell’estate del 2007, quando il blogger Marlin Mann, autore del blog 43 folders e grande fan di GTD®, ha organizzato una presentazione per i dipendenti di Google. I contenuti di quella presentazione sono familiari per tutti i GTDers; ogni volta che visitate la vostra casella di posta, dovreste sistematicamente svuotarla fino a quando non contiene zero messaggi. Chiarite quale azione richiede ogni messaggio: una risposta, un inserimento nella lista delle cose da fare o semplicemente l’archiviazione. Eseguite quell’azione. Ripetete l’operazione fino a quando non rimane più alcuna e-mail. Quindi chiudete la casella di posta e continuate a vivere.  

Due anni dopo il suo intervento su Google, Mann ha pubblicato un video online in cui annunciava di aver firmato un contratto per un libro su Inbox Zero ). Il libro non è stato pubblicato. I fan cominciarono a fare domande. Poi, dopo altri due anni, Mann pubblicò un saggio in cui annunciava che avrebbe abbandonato il progetto. Ha lasciato intendere che avrebbe potuto scrivere un altro tipo di libro, un libro sulle cose veramente importanti, ma questo non è mai accaduto. Apparentemente a un certo punto Mann ha pensato che dedicare tutto il suo tempo alla scrittura di un libro in cui non credeva più per compiacere il suo editore non valesse il tempo non dedicato alla sua famiglia, come potete ancore leggere negli ultimi post del suo blog.

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Lista “Zombie mode”

Vi capita mai di non voler pensare a nulla e di essere disponibili solo a fare delle attività che non richiedano nessuno sforzo mentale? A me sì. Ho trovato molto utile il suggerimento di Lisa (la trovate su Instagram, @plannersimplicity); creare una lista “Zombie mode”, contenente task molto semplici e ben definiti.

Senza la lista avrei probabilmente sprecato del tempo cercando qualcosa su cui lavorare all’interno delle mie liste GTD®. Con la lista Zombie mode posso concentrare la mia attenzione senza dover prendere decisioni e impiegare in maniera produttiva il mio tempo. Anche se in questo modo svolgo solo attività di routine e senza particolare impegno mentale si tratta comunque di un grande miglioramento rispetto al non fare nulla.

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Generative drive

Un'illustrazione concettuale che rappresenta la produttività personale e le varie forme di motivazione in relazione al metodo GTD®. Al centro, una figura simbolica di una persona, circondata da rappresentazioni astratte dei tre tipi di motivazione: creatività e produttività simboleggiate da un bulbo luminoso e una pianta in crescita, assertività rappresentata da immagini di un leone e un'aquila in volo, e relax e gioia illustrati con un'amaca e un sole. L'immagine è equilibrata e armoniosa, trasmettendo il concetto di trovare un equilibrio e soddisfazione nella produttività personale e nell'impostazione degli obiettivi.

Oggi, come ogni lunedì, ho (ri)letto un capitolo di quello che secondo me è il libro più bello di David Allen, Ready for anything. Nel capitolo di oggi (il 50) David si chiede perché solo alcune persone sono attirate da GTD®, e decide che il metodo risulta più interessante per le persone dotate di uno slancio interno costante verso il futuro.

Si tratta di un punto di vista interessante, che secondo me merita una riflessione approfondita. Sono convinto che i metodi di organizzazione personale si differenziano dai metodi di organizzazione dei team per la maggiore importanza della motivazione; nessuno può obbligarci a fare qualcosa che non ci va di fare, a differenza di quello che accade al lavoro.

Ho però scoperto di recente che esistono diversi tipi di motivazione; ad esempio Paul Conti, che vi ho citato più volte, introduce tre tipi di motivazione, chiamati Generative Drive, Pleasure Drive e Aggressive Drive.

Generative Drive si riferisce in generale alla spinta verso la creatività, la produttività e la crescita, aggressive Drive si si riferisce all’assertività, all’ambizione e talvolta agli aspetti più distruttivi del comportamento, come la rabbia o l’ostilità, mentre Pleasure Drive riguarda la ricerca del piacere e l’evitare il dolore.

GTD® non fa differenza tra i tre tipi di motivazione, ma solo se la Generative Drive è più forte delle altre due possiamo trovare pace, soddisfazione e gioia. Un eccesso di Aggressive Drive, ad esempio, genera invidia.

Morale; non basta avere tante idee e tanti progetti per vivere un’esperienza ottimale, ma le idee e i progetti devono essere di natura prevalentemente generativa.

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Differenze tra PARA e GTD; progetti

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PARA è un metodo di produttività personale proposto da Tiago Forte, l’autore dei libri “Building a Second Brain” e “The PARA Method”. PARA si ispira dichiaratamente a GTD®, ma… con qualche differenza. Ad esempio in GTD® un progetto è definito come “Qualsiasi traguardo che richieda più di un’azione e che può essere conseguito entro un anno”, mentre in PARA un progetto è definito come “Qualsiasi attività caratterizzata da una deadline e da un obiettivo che ci consenta di considerarla completata”. In PARA gli obiettivi senza attività e senza deadline sono considerati “sogni”, mentre i progetti senza deadline e obiettivo sono considerati “hobby”. Questa definizione mi ha consentito di ridurre considerevolmente il numero dei progetti attivi, aumentando di conseguenza la focalizzazione. Provate a rivedere criticamente la vostra lista di progetti accertandovi che ogni progetto abbia attività, obiettivo e deadline!