Categoria: GTD

Juliet Funt, l’autrice del libro Whitespace, ha individuato quattro fattori della nostra vita che in genere sono positivi, ma se li portiamo all’estremo rubano il tempo della nostra vita. Eccoli.

Ladro di tempo #1 – Drive / Overdrive. La motivazione (Drive) è fondamentale per raggiungere un obiettivo, ma… se cerchiamo di cogliere troppi obiettivi (Overdrive) otterremo risultati peggiori.

Ladro di tempo #2 – Excellence / Perfectionism. Lavorare bene (Excellence) è importante, cercare la perfezione (Perfectionism) è pericoloso.

Ladro di tempo #3 – Information / Overload. Informarsi (Information) è importante, lasciarsi trascinare dalla quantità enorme di informazioni disponibili (Overload) è pericoloso.

Ladro di tempo #4 – Activity / Frenzy. Essere attivi (Activity) è importante, la frenesia (Frenzy) è pericolosa.

Morale; ogni volta che aggiungiamo un’azione o un progetto al nostro sistema GTD® dobbiamo accertarci di non essere vittima dei Ladri di Tempo. A questo scopo possono essere utili le Quattro Domande di Juliet Funt;

• C’è qualcosa di cui posso fare a meno?
• Quando il risultato che ho ottenuto è già abbastanza buono?
• Di quali informazioni ho davvero bisogno?
• Che cosa merita la mia attenzione?

Zen To Done (per gli amici ZTD®) è un metodo di produttività proposto da Leo Babauta come alternativa a GTD®.

Secondo Babauta molte persone hanno difficoltà ad applicare GTD®, per cinque motivi fondamentali:

1. GTD® consiste in una serie di cambiamenti di abitudini. Molte persone hanno difficoltà a cambiare diverse abitudini tutte insieme, e abbandonano il metodo. Tra l’altro GTD® non fornisce un metodo pratico per cambiare abitudini.
2. GTD® non si concentra a sufficienza sull’esecuzione delle attività. Secondo Babauta più che chiamarsi Getting Things Done® dovrebbe chiamarsi Getting Things in Our Trusted System.
3. Per molte persone GTD® non è abbastanza strutturato; ad esempio l’indicazione di decidere al momento sulle priorità può generare confusione.
4. GTD® non fa discriminazione tra gli input della nostra vita, di conseguenza molte persone mettono troppe cose nelle loro liste e vengono sopraffatte.
5. GTD® non si concentra abbastanza sugli obiettivi personali, essendo un sistema bottom-up.

Ho riflettuto sulle posizioni di Babauta, giungendo alle seguenti conclusioni.

1. È vero che GTD® richiede di cambiare molte abitudini, ma è anche vero che anche mettendo in pratica un solo suggerimento del libro si ottengono dei benefici. Nonostante ciò sarebbe utile definire un approccio graduale all’implementazione del metodo.
2. È vero, GTD® non fornisce alcuna indicazione sull’esecuzione delle attività. Sarebbe utile fornire indicazioni pratiche sulla pianificazione e il controllo del lavoro, ad esempio come quelle viste in ETP™.
3. Assegnare le priorità in modo dinamico non è soltanto un suggerimento di GTD®, ma di tutti i metodi moderni di Project Management. È però possibile fornire degli schemi di ragionamento per assegnare le priorità alle attività, come avviene ad esempio in Kanban.
4. GTD® raccomanda di porre attenzione a dove poniamo la nostra attenzione, per evitare di focalizzarci su cose irrilevanti. Credo che illustrare in modo più chiaro gli Orizzonti di Attenzione potrebbe aiutare le persone a sentirsi meno sopraffatte.
5. Valgono le considerazioni fatte in 4)

In un prossimo post vedremo in che modo ZTD – Zen To Done suggerisce di affrontare e risolvere i cinque problemi riscontrati da Leo Babauta in GTD®.

Creare una lista temporanea “Oggi” riportando su carta delle azioni selezionate dalle nostre liste Prossime Azioni può essere una buona idea in diverse situazioni. Ad esempio:

1. In una giornata con pochissimo tempo discrezionale può essere utile avere a portata di mano una lista “Oggi” con alcune azioni selezionate da svolgere nei minuti rimasti liberi. Queste azioni ci aiuteranno a portare avanti i nostri progetti più urgenti evitando che la nostra attenzione sia catturata soltanto dalle email in arrivo.
2. In un week-end che desidero mantenere completamente destrutturato potrebbe essere utile avere a portata di mano una lista contenente un mix di commissioni e attività rilassanti, da utilizzare come un menu per selezionare le attività.
3. In altri casi (sistema GTD® troppo pieno, difficoltà a mantenere l’attenzione) avere una lista di dimensioni limitate può essere di aiuto.
   In ogni caso la lista “Oggi”:
4. dovrà contenere prossime azioni ben dettagliate, per non buttare via l’attività “Chiarire” già portata a termine
5. dovrà essere costruita a inizio giornata a partire dalla totalità delle azioni nelle nostre liste, per evitare di lasciare indietro delle attività urgenti, e dovrà tenere conto realisticamente del tempo effettivamente disponibile
6. a fine giornata dovrà essere sincronizzata con il nostro sistema GTD® e buttata via
   Personalmente mantengo una lista delle attività prioritarie della settimana, individuate durante la Weekly Review®; ogni mattina guardo questa lista e inserisco la data odierna come data di scadenza delle azioni che penso di svolgere in giornata. In questo modo Todoist mi evidenzia le azioni nella lista Oggi.

(Ri)leggendo il bel libro “The Organized Mind” di Daniel Levitin ho trovato la descrizione di un sistema di produttività individuale super semplice basato su Index Card, ovvero su foglietti di carta da 3×5 pollici (circa 7,5 x 12,5 cm). Il sistema funziona così:

1. Preparate un pacchetto di index card (vedi immagine).
2. Annotate tutto quello che vi viene in mente sulle index card, un’idea per ogni card, GTD-style.
3. Suddividete il vostro pacchetto di card in quattro gruppi; le cose da fare oggi, le cose da fare questa settimana, le cose da fare prima o poi e… tutto il resto.
4. Lasciate a casa le cose da fare prima o poi e “tutto il resto”.
5. Mettete nel portafogli le card con le cose da fare oggi e le cose da fare questa settimana separandole con un foglio colorato
6. Mettete le card in ordine di priorità
7. Buon divertimento! Quando avete tempo a disposizione pescate una card ed eseguite l’azione relativa. Se la priorità non vi convince… cambiatela.

Fatemi sapere se lo avete provato e se funziona; io ormai catturo su Bullet Journal, altrimenti avrei senz’altro dato una chance al metodo Index Card…